Thứ Hai, 21/10/2019 3:45:30 CH
Ngày 07/06/2019 15:22:22
Vĩnh Long ban hành Quy chế gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
(Vinhlong.gov.vn) – Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành Quyết định 1123/QĐ-UBND ban hành Quy chế gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh

Theo Quy chế các Cơ quan, tổ chức đã tham gia Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành (tại địa chỉ: https://hscv.vinhlong.gov.vn) dùng chung của tỉnh bắt buộc sử dụng hệ thống này để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức và giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.

Cơ quan, tổ chức chưa tham gia Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh thì gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục kết nối liên thông văn bản điện tử của tỉnh (tại địa chỉ https://lienthong.vinhlong.gov.vn) hoặc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức và giữa cơ quan, tổ chức với nhau qua hộp thư công của văn thư cơ quan.

Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước bắt buộc phải gửi, nhận qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh và phải được xác thực bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp theo quy định của pháp luật về chữ ký số. Trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.

Văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành theo thẩm quyền phải được phát hành ngay; thực hiện gửi qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.

Văn bản điện tử (bao gồm các hồ sơ, tài liệu,... kèm theo văn bản), được dự thảo bởi người xử lý văn bản, sau khi được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký ban hành, thông tin văn bản được chuyển đến bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được tiếp nhận vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh theo quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long; thực hiện phân công xử lý ngay khi tiếp nhận.

Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; đồng thời kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn của văn bản điện tử và tiến hành kiểm tra cập nhật đầy đủ các chỉ tiêu thông tin theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ để tiếp nhận văn bản trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.

Khi tiếp nhận văn bản đến từ Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản kèm theo, số lượng trang của mỗi văn bản, số phụ lục kèm theo văn bản (nếu có). Nếu phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét và xử lý.

Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến, văn thư thực hiện đăng ký văn bản đến, chuyển lãnh đạo (hoặc chuyên viên) được giao nhiệm vụ phân công văn bản, chuyển cho chuyên viên được giao nhiệm vụ xử lý văn bản, thực hiện nhiệm vụ trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.

Đối với các văn bản được gửi đến thông qua hình thức văn bản giấy, Văn thư có trách nhiệm số hóa (scan) từ bản chính văn bản giấy đó, gắn file văn bản đã được số hóa vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện ký số cơ quan theo quy định và đăng ký văn bản đến như đối với tiếp nhận văn bản điện tử đến.

Việc quản lý và lưu trữ văn bản điện tử phải thực hiện theo quy định, bảo đảm an toàn thông tin

Sử dụng cách thức an toàn khi gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành đúng quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.

Thực hiện quét và kiểm tra, diệt virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi phát hành; bảo đảm văn bản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm virus hoặc bị nhúng mã độc.

Có biện pháp tăng cường đảm bảo an toàn thông tin đối với Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành và người dùng bằng hình thức mã hóa dữ liệu tài khoản người dùng. Hạn chế tối đa việc truy cập vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trên các máy tính công cộng hoặc thiết bị của người ngoài cơ quan.

Thông báo ngay cho đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin đối với Hệ thống cơ quan, tổ chức hoặc liên quan đến kết nối, liên thông

Đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh xây dựng, quản lý, quản trị kỹ thuật Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành; trục liên thông văn bản điện tử phục vụ việc trao đổi văn bản điện tử của tỉnh với Chính phủ và Bộ ngành Trung ương.

Các cơ quan, tổ chức sử dụng các Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về khai thác sử dụng, quản lý, vận hành, kết nối liên thông đảm bảo Hệ thống vận hành ổn định, thông suốt phục vụ tốt cho việc gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị theo quy định. Đồng thời, báo cáo những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng về đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời...

Chủ tịch UBND tỉnh giao Chánh Văn phòng UBND tỉnh quản lý vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh; triển khai, hướng dẫn và kiểm tra các ngành, các cấp thực hiện quy chế này, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt phục vụ tốt cho chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.

                    VH- Nguồn QĐ số: 1123/QĐ-UBND

Các tin khác