Theo Kế hoạch chỉnh lý tài liệu cần đảm bảo tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh theo quy định trước khi thực hiện số hóa và thực hiện đúng quy định nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các đối tượng khi thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý. Số hóa tài liệu cần xác định nhiệm vụ cụ thể, nội dung công việc, tiến độ hoàn thành, tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao, đưa ra phục vụ tra cứu, sử dụng chính xác, nhanh chóng và hiệu quả; việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ; tài liệu lưu trữ sau khi được quét (scan) xong phải được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu trên Phần mềm lưu trữ theo từng hồ sơ và từng văn bản.
Mục tiêu nhằm giải quyết dứt điểm số lượng tài liệu tồn đọng tích đống hàng năm trong quá trình giải quyết hồ sơ giấy và điện tử, là việc làm hết sức cần thiết nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, nâng cao trách nhiệm của cơ quan tổ chức và chấp hành nghiêm Luật Lưu trữ đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng nghiên cứu lịch sử trên địa bàn tỉnh. Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Nâng cao hiệu quả cho hoạt động, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của người dân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước có liên quan trên điạ bàn tỉnh làm cơ sở giải quyết công việc tiếp theo.
Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu giai đoạn 2023 - 2025 bao gồm thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tại lưu trữ cơ quan và thực hiện số hóa tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan.
Quy trình chỉnh lý gồm phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; xác định giá trị tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011của Bộ Nội; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản theo lĩnh vực chuyên ngành và theo đúng quy định của Luật Lưu trữ. Nhân lực thực hiện và khối lượng tài liệu: Để đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lựa chọn, ký hợp đồng thuê mướn đơn vị có đủ năng lực, chuyên môn, uy tín… thực hiện việc chỉnh lý tài liệu. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm theo dõi, cung cấp thông tin khi cần thiết trong quá trình chỉnh lý. Khối lượng tài liệu chỉnh lý là 338 mét tài liệu của Phông Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Thời gian của tài liệu đưa ra chỉnh lý từ năm 2015 đến 2021.
Quy trình số hóa gồm thực hiện số hóa các bước theo quy trình, trên hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin: “Số hóa tài liệu lưu trữ điện tử tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long, giai đoạn 2024 - 2025”. Số hóa những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, sau khi đã chỉnh lý hoàn chỉnh theo lộ trình chỉnh lý nêu trên; quét và xử lý ảnh; số hóa nhận dạng ký tự; biên mục tài liệu; kiểm tra dữ liệu đã tạo lập; nghiệm thu và bàn giao sản phẩm theo trình tự Đề án,… Kinh phí thực hiện từ nguồn ngân sách tỉnh cấp.
Chủ tịch UBND tỉnh giao Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp Sở Nội vụ, Sở Tài chính và các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch này đảm bảo hiệu quả và đúng quy định của pháp luật. Giao Sở Tài chính cân đối bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo thực hiện kế hoạch đúng thời gian, tiến độ.
C.Đ-Nguồn Quyết định số: 103/QĐ-UBND; Kế hoạch số: 1592/KH-VPUBND