Theo tổng hợp số liệu báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, tổ chức năm 2022, còn nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức báo cáo chưa đúng quy định, việc xác định cơ quan cấp I, cấp II và số liệu thống kê chưa chính xác, thời gian gửi báo cáo còn chậm so với quy định, gây khó khăn trong việc tổng hợp số liệu báo cáo. Để kịp thời khắc phục các hạn chế, thiếu sót nêu trên, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ hàng.
Theo đó, nội dung báo cáo, Báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm thực hiện theo 13 biểu mẫu: (0801. Số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ; 0802. Số tổ chức văn thư; 0803. Số nhân sự làm công tác văn thư; 0804. Số lượng văn bản; 0805. Số lượng hồ sơ; 0806. Số tổ chức lưu trữ; 0807. Số nhân sự làm công tác lưu trữ; 0808. Số tài liệu lưu trữ; 0809. Số tài liệu lưu trữ thu thập; 0810. Số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng; 0811. Diện tích kho lưu trữ; 0812. Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ; 0813. Kinh phí cho hoạt động lưu trữ. Thời gian báo cáo chốt số liệu báo cáo tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Thời gian gửi báo cáo về Sở Nội vụ tổng hợp đến ngày 10/02 năm sau qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh.
Một số điểm lưu ý trong thực hiện báo cáo Cơ quan cấp I, II, III, IV, cấp huyện, cấp xã theo quy định được hiểu: Cơ quan, tổ chức cấp I: Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội (ĐBQH) và Hội đồng nhân dân (HĐND) tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh. Các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức hoạt động theo ngành dọc tại tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (gồm: Cục thống kê, Cục thuế, Cục Hải quan, Kho bạc nhà nước, Bảo hiểm xã hội, Chi nhánh Ngân hàng nhà nước, Cục thi hành án dân sự, Công an, Bộ Chỉ huy quân sự, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân, Bưu điện, Điện lực). Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh thành lập (gồm: Công ty TNHH một thành viên Xổ số kiến thiết Vĩnh Long, Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Vĩnh Long).
Cơ quan, tổ chức cấp II: Cơ quan, tổ chức trực thuộc sở, ban ngành tỉnh; Đơn vị thành viên của doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh thành lập. Các cơ quan, tổ chức cấp III là các cơ quan, tổ chức trực thuộc cấp II (nếu có). Các cơ quan, tổ chức cấp IV là các cơ quan, tổ chức trực thuộc cấp III (nếu có). Cấp huyện: Văn phòng HĐND và UBND huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại huyện. Cấp xã: UBND cấp xã.
Nguồn số liệu và gửi báo cáo: Tổng hợp số liệu báo cáo từ các cơ quan, tổ chức cấp I và UBND cấp huyện. Các cơ quan, tổ chức cấp II, III, IV gửi báo cáo về cơ quan trực tiếp quản lý để cơ quan quản lý tổng hợp báo cáo cơ quan cấp trên. Ví dụ: Cơ quan cấp II gửi báo cáo cơ quan cấp I, Cơ quan cấp III gửi cơ quan cấp II, Cơ quan cấp IV gửi cơ quan cấp III.
UBND cấp huyện (Phòng Nội vụ) tổng hợp báo cáo từ các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện; các cơ quan, tổ chức Trung ương hoạt động theo ngành dọc tại huyện và UBND cấp xã. Đối với cơ quan, tổ chức cấp xã không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (Điểm b Khoản 2 Điều 20 Luật Lưu trữ), nhưng cấp xã phải gửi báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ về Phòng Nội vụ cấp huyện (theo Điều 27 của Luật Lưu trữ).
V.H- Nguồn Công văn số: 229/SNV-CCHC&VTLT