Qua hơn 05 năm hoạt động, Hệ thống đã được triển khai ổn định, bảo mật, đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu hoạt động họp không giấy, kết nối, chia sẻ tài liệu cho các thành viên tham dự cuộc họp. Đây được xem là bước tiến quan trọng nhằm đổi mới phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp; đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hoạt động tổ chức hội họp, góp phần hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của tỉnh trong giai đoạn mới, nhất là sau sáp nhập mở rộng địa giới hành chính theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp, phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành
“Hệ thống Họp không giấy” (Kbinet) là phần mềm, cơ sở dữ liệu phục vụ việc tổ chức, quản lý và điều hành các cuộc họp của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các xã, phường trên môi trường mạng. Đây là công cụ tiện ích giúp quản lý hiệu quả, phục vụ tốt cho các cuộc họp, hội nghị của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các xã, phường giúp tiết kiệm chi phí, nhân lực, giảm văn bản giấy, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước tiến tới sử dụng văn bản điện tử (trừ văn bản mật) cho tất cả các cuộc họp của UBND tỉnh, các sở, ban ngành tỉnh và UBND các xã, phường đúng theo tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh về xây dựng phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số tại địa phương.
Năm 2021, “Hệ thống Họp không giấy” của UBND tỉnh Vĩnh Long chính thức vận hành. Tính đến cuối năm 2024, Hệ thống đã phục vụ được gần 620 cuộc họp của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh tại UBND tỉnh, có trên 15.100 lượt người tham dự, tiết kiệm chi phí in ấn gần 7.752 văn bản, tài liệu cuộc họp, với trên 61,3 triệu trang giấy.
Riêng năm 2025, “Hệ thống Họp không giấy” đã vận hành sử dụng thông suốt phục vụ các cuộc họp của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các xã, phường qua thiết bị thông minh được 280 cuộc với trên 3.500 tài liệu điện tử, tiết kiệm trên 19,1 triệu trang giấy. Bên cạnh, tỉnh đã thực hiện cấp hơn 248 tài khoản cho cán bộ, công chức, viên chức UBND các xã, phường tham gia sử dụng “Hệ thống Họp không giấy”; tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng “Hệ thống Họp không giấy” cho UBND các xã, phường bằng hình thức trực tuyến với 198 cán bộ, công chức, viên chức tham dự; hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng cho hơn 280 lượt đơn vị tham gia khai thác, sử dụng “Hệ thống Họp không giấy”,…
Các chức năng cơ bản của phần mềm Kbinet
Tổ chức cập nhật và quản lý thông tin cuộc họp, bao gồm các thông tin như: tên, nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình và tài liệu cuộc họp.
Phần mềm có khả năng chia sẻ tài liệu; các tài liệu điện tử phục vụ cuộc họp là các tập tin dạng như: *.Pdf, *.Docx, *.xlsx, *.Jpg, v.v…
Thực hiện điểm danh điện tử cho các đại biểu tham gia cuộc họp, đăng ký phát biểu, biểu quyết, điều hành cuộc họp của Chủ tọa và ghi âm cuộc họp.
Cập nhật Thông báo kết luận, biên bản cuộc họp và các tài liệu kèm theo.
Thực hiện quản lý, thống kê báo số lượng cuộc họp, số tài liệu điện tử và số trang tài liệu điện tử của cuộc họp, số lượng đại biểu dự họp và không dự họp,… theo định kỳ và năm.
Tổ chức khai báo, quản lý, phân quyền và giám sát người dùng.
Thông báo sớm thông tin cuộc họp để đại biểu có thời gian tham khảo tài liệu trước khi dự họp.
* Phần mềm Kbinet là ứng dụng chạy trên thiết bị di động thông minh, như: máy tính bảng, điện thoại thông minh sử dụng hệ điều hành Android và iOS; đồng thời, sử dụng trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay thông qua giao diện Web. Tất cả thiết bị phải được kết nối mạng Internet.
Truy cập, cài đặt, sử dụng phần mềm Kbinet
Trên máy tính bảng và điện thoại thông minh
Tải về và cài đặt ứng dụng từ kho ứng dụng của hệ điều hành, cụ thể như sau:
- Đối với hệ điều hành Android, sử dụng một trong những phương thức sau
+ Truy cập ứng dụng “Cửa hàng Play” hoặc “CH Play” sau đó tìm kiếm ứng dụng có tên “Kbinet Vinh Long” sau đó chọn cài đặt.
+ Quét mã QR sau để tải về ứng dụng: 
+ Sử dụng trình duyệt truy cập đường dẫn sau để cài đặt ứng dụng:
https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.liink.hopkhonggiay2
- Đối với hệ điều hành iOS, sử dụng một trong những phương thức sau
+ Truy cập ứng dụng “AppStore” sau đó tìm kiếm ứng dụng có tên “Kbinet” và chọn cài đặt.
+ Quét mã QR sau để tải về ứng dụng: 
+ Sử dụng trình duyệt truy cập đường dẫn sau để cài đặt ứng dụng:
https://apps.apple.com/vn/app/kbinet/id1521185929
Đối với máy tính: sử dụng trình duyệt Web truy cập địa chỉ sau:
https://hopkhonggiay2.vinhlong.gov.vn/
Phần mềm Kbinet sử dụng cho tất cả các cuộc họp thường kỳ của Đảng ủy UBND tỉnh, UBND tỉnh, các cuộc họp khác do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hoặc các Sở, ban, ngành tỉnh, UBND các xã, phường tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến có sử dụng tài liệu điện tử. Hệ thống thực hiện thông báo nội dung cuộc họp và gửi kèm tài liệu điện tử đến đại biểu thông qua chức năng thông báo. Tài liệu sẽ được cập nhật đầy đủ, đúng thời hạn, bảo đảm an toàn, bảo mật và đúng đối tượng được quyền truy cập.
Thông tin cuộc họp được cập nhật kịp thời đến đại biểu dự họp tối thiểu trước 01 ngày đối với các cuộc họp thường kỳ của UBND tỉnh, tối thiểu trước 04 giờ đối với các cuộc họp khác của UBND tỉnh.
Bên cạnh, đại biểu tham dự sử dụng phần mềm Kbinet được cung cấp tài khoản, mật khẩu đăng nhập và tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm theo quy định. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, đại biểu phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật, Luật An ninh mạng và các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành.
Trong thời gian tới, UBND tỉnh Vĩnh Long sẽ tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp hệ thống, đồng thời tăng cường đào tạo, hướng dẫn cán bộ, công chức khai thác hiệu quả các tiện ích của “Hệ thống Họp không giấy”, góp phần thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình chuyển đổi số, xây dựng nền hành chính phục vụ minh bạch và hiệu quả.
Phương Thảo